时间:2023-05-18 14:19:46 | 作者:admin
货代操作流程(海运 下)
文件整理
1. 文件组收到船公司的LOADING LIST 后,与台帐核对,已经装上船的,应立即向客户催要补料。
2. 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单,如有发生超堆费、超期柜租的,而客服尚未确认的,应立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。
3.文件员根据客户提供的补料,先与客户核对清楚后再向船公司提供补料,争取在短时间内将提单资料核对清楚,并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4. 提单的缮制应注意以下几点:
1) 提单的内容应完整、准确,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DEscrīptION、CNTR NO。/SEAL NO。,DELIVERY AGNET 等。
2) 提单表面应清洁,避免过多涂改,一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目,比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。
3) 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。
4)客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。
5)如客户要求倒签提单的,原则上短航线倒签不超过三天,长航线不超过七天,在收到客户保函后,交操作部经理或公司主管领导签字,必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。
6) 外代提单不允许预借。
5. 使用我司目的港代理收运费或代放货物时,应注意:
1) 出我司HB/L给客户,HB/L上打真正的收货人与发货人,并可注明到付运费的金额,DELIVERY AGENT 为我司代理。
2) OB/L上面SHIPPER为我司,CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理,其它资料与HB/L相同,将OB/L电放给我司代理。
3) 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。
4) 制作CHARGES SETTLEMENT,列明货物相关信息及要求代理收取的费用,支付给船公司的费用,代理费及应退给我司的费用。
5) 制作放货通知书,通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放,然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件,OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。
6) 对代理有向我司退代理费的,应在台帐上注明,并输入电脑。
6. 缮制美线提单时,应注意:
1) HB/L与OB/L的缮制可参考第5项
2) OB/L上注明我司与船公司的S/C号,但HB/L上不得显示该S/C号
3) 核对货名、价格、中转港,必须与合约中规定的一致
7.将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务,以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。
8.将提单号、提单日期填在台帐上,并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑,核对无误后通知财务。
9. 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)复印交财务签收。
10.费用通知财务后不可缮自更改,特殊情况可填写费用更改单,列明更改费用项目、金额、更改原因,由操作部经理签字,再交财务部。但需注意以下几点:
1) 海运费的更改需由公司领导批准同意;
2) 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;
3) 因漏输、错输费用造成公司损失的,按公司相关规定给予责任人处罚。
11. 将台帐分船公司按月份存档。
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