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物流企业如何能够提高投标中标率

  在中国的大型合资或外资企业,为了专心于自己核心产品的设计和制造,会把物流服务需求外包出去或分包出去。他们在寻找物流服务提供商时,常常采取招标的方式。现在,我国国有企业、民营企业也在逐渐采用招标的方式选择自己的物流合作伙伴,物流企业为了投标成功,应该做好以下几项工作,以提高投标成功率。
  一、参与竞标前的五项准备工作
  招标企业向拟定的物流企业发出招标意向书。招标意向书是招标单位在招标最初阶段发出的招标文件,主要表明招标单位开始正式招标,并提出了物流服务要求范围和招标的重点。物流企业综合分析做出投标决定后进入投标准备阶段。
  1.组织物流项目投标小组。投标小组以物流企业的物流部为主组成,抽调公司有物流服务经验、有进行物流方案策划和设计能力的各种人员组成技术完备的投标团队。
  2.收集招标企业的资料,认真学习和了解招标企业的状况,包括成长经历、产品类型和特点、市场状况以及物流服务的历史,掌握招标企业的组织结构和未来企业发展态势。
  3.研究招标企业的招标意向书,编制物流项目建议书,物流项目建议书是在接到招标意向书之后和正式招标书之前,在分析招标企业的概况后做出的向招标方应标的一种表示方法。同时,也是本企业自我介绍和宣传自己物流服务能力的机会。
  4.做好迎接招标组来本企业考察的工作准备,包括举行座谈会、POWERPNT演示稿、介绍本企业的物流服务优势,参观本企业仓库、车队,高层领导接见等等。
  5.认真研究招标文件,分析招标内容,提出招标文件中的质疑问题,并做好询标。分解招标内容,组成各内容工作小组,编制投标文件,确定中标后项目实施的资源、人力以及费用等,进行投资效益分析,可行性分析等。
  严格按照招标书的时间要求,确定投标活动的时间表,并制定投标工作计划。
  二、投标时的八大步骤
  招标方会对各个投标企业进行资格考察,如了解企业的规模和业务种类、物流服务经验、参观仓库和仓库保管水平,了解运输方式以及自有车队数量和运输监控能力以及物流信息管理水平。选定参加投标的物流企业并签订保密协议,即对招标方为对方制作投标书而提供的产品数据、客户数量以及销售渠道等资料保密,并只能用于制作投标书。在取得投标单位的保密承诺后,招标方向投标方发出正式物流服务项目的招标书。
  物流企业接受招标书后正式进入投标阶段,在投标小组的领导和计划下,有步骤、有节奏地按照招标书的要求,参与投标活动。投标小组召开各种会议,明确目标,做好内部分工,制定详细的工作时间计划。
  1.仔细地分析研究招标书的内容是投标成功的基础。对招标书中不清楚、不明白或有问题的地方,全部认真记录下来,一一列明。然后有计划地与招标方进行讨论,讨论结果由招标方确认,作为招标过程的支持文件。
  2.精心编写投标文件。投标文件是投标活动中最核心、关键性的文件,投标书不但是一个完整的物流服务方案,而且是招标方是否发标的依据。
  3.将投标书精心装订成册,在指定时间内,截止时间前,派人亲自将投标书送到招标人手中。
  4.有计划地向招标方介绍物流企业的物流服务水平,为物流服务而选择仓库、库房布置设计、仓库改造计划应反复征求对方意见,按对方意见修正仓库改造计划。
  5.精心准备投标答辩。将招标方可能提出的问题做好回答准备。在答辩会上,进一步展示投标方各种合理化建议,以及提高服务质量,降低物流服务成本的措施。
  6.在接到中标通知书后,做签订合同的准备,并就合同细节与招标方进行谈判。制作物流服务合同,为签订合同做好各项准备工作。
  提出物流服务的具体实施计划,包括项目实施的时间表,实施的具体内容,人力和资源的调度,资金和费用的预算,并与物流客户交流。
  7.提出采购社会物流资源计划,对外实行分包,选择分包商,与其签订分包合同。
  8.组织物流运作团队。选择忠于企业,忠于职守,有一定物流运作经验的人组成物流项目运作团队。招聘新职工,进行岗位培训,购置必要设备。在接手对方物流服务之前,制定岗位手册、规章制度、现代企业管理模式。在与物流运作团队工作一段时间后,物流投标小组全部工作结束。投标小组解散,物流服务交给物流运作团队。
  三、保证投标成功的六大策略
  为了取得投标胜利,除了按照上述正常的投标过程工作外,还应针对不同的物流服务内容和竞标对手,采取不同的投标策略。
  1.掌握招标方的物流服务需求特点,提供多种物流服务方案以满足招标方特殊需要。如在运输配送物流服务中,可提出各种联运方案与之讨论,供招标方选择。
  2.分析竞标对手的优势和劣势,掌握竞争对手的投标动向。以自己的优势抗衡竞争对手的优势,以自己的长处对应竞争对手的劣势,或提前行动,使自己在竞标中占主动地位。
  3.与招标方建立密切联系,认真对待招投标中的每一次活动,最大限度取得招标方的信任。
  4.树立全心全意为客户服务,一切以客户需求为中心的理念。在投标活动中,一定要站在招标方的立场上,看待自己的每一项方案和建议。尤其是当你设计的提高服务质量而降低物流服务成本的建议可能对自己不利的时候,提不提出这个建议,是检验投标方是否能真正为客户着想的具有新的物流服务理念的标准。
  5.提出灵活的报价方式。在与对方交流价格时,提出几种价格方案。由于价格不同,服务质量也有所区别,由客户选择即能满足服务质量需求,又较为合理的价格。同时,应该承诺每年以一定的百分比降低物流服务成本。因为,在开始一年,由于服务技术不成熟和对产品不太熟悉,会产生格外的成本。随着时间的推移,对产品特性的熟悉和服务技术的成熟,又加上客户的产量在不断增加,降低成本是理所当然的。由投标方主动提出,表示出合作伙伴的诚意,会使自己中标的机率加大。
  6. 高层领导的交流和沟通。在投标期间,应安排物流企业高层领导与招标方领导会谈,介绍本公司的实力和发展前景,从而在招标方高层中留下深刻的印象。
  目前,医药物流的投资热潮一浪高于一浪,一个个的医药物流中心也“千树万树梨花开”,然而我们国家的医药领域真的需要这么多医药物流中心吗?这些投资都能取得很好的收益吗?
  政策“利好”是根本原因
  为什么会有这么多的医药物流投资?政策的“利好”是根本原因。目前,我国从事药品批发的企业有17000家之多,然而批发企业中年销售额超过10亿元的有10家,超过50亿元的只有3-6家。我国有零售企业12万家,最大连锁店年营业额却只有5亿元。这些企业呈现出小而散的整体特点。
  为了应对加入世贸后的外资冲击,国家有关部门提出在5年左右的时间内,扶持建立5-10个面向国内、国外两个市场,年销售额达50亿元的特大型医药流通企业;建立40个左右年销售额达20亿元的大型企业,这些企业的销售额要达到全国销售额70%以上。
  走入误区
  在这样的政策背景下,医药物流的投资热而又热,大家一哄而上,抢食这块“大蛋糕”。然而,有关专家却提醒:目前大规模建设医药物流中心的时机并不成熟。中医药商业协会副会长赵博文也无不担心地说,巨额投资导致的后果将可能使企业血本无归。
  很多医药物流投资都很巨大,比如:桐君阁的西部医药有限公司一期投资1.5亿元;江西南华医药有限公司总投资2.21亿元;长春市医药物流中心总投资1.2亿元;湖南医药物流园总投资3.6亿元。而据有关人士初步估算,年收入50亿元的企业要4年左右才可能还清一个贷款一两亿元项目的本金。而我国年销售额超过50亿元人民币的寥寥无几,最大的连锁店年营业额只有5亿元左右。也就是说,投资的同时,风险巨大,目前遍地开花的医药物流投资,很可能根本不能实现规模效益。
  出路是做大做强
  现在,我国医药流通行业还存在着企业数量多、规模小、经营效益低、资金不足等诸多问题,迫切需要通过重组合并,形成一批跨地区、跨行业、跨所有制的大型医药流通集团公司,而物流中心的建设则宜采取共同组建的方法。中国医药经济研究中心首席顾问牛正乾表示。
  他认为,从目前国际医药物流市场的结构现状看,寡头垄断是市场结构的基本形态,在国际市场上占有较大市场份额的都是大型企业。尽管在结构调整方面取得了一定的成绩,但我国现有医药流通企业在流通组织规模化、营销地区全国化、流通技术和设备科学化、经营行为规范化等方面,同欧美发达国家相比差距很大,所以出路之一就是必须发挥超大规模物流企业,才会具备与世界巨头抗衡的能量。另外我们也应该认识到,多数医药流通商业企业缺乏市场开发和市场服务能力,这阻碍了医药流通企业向规模化、集约化方向发展。
  一般而言,厂商运营的物流中心在利益上表现为厂商、流通批发商或零售商能对商品流动、经营的全过程进行控制和管理,但问题是相应的成本较高,这不仅表现在建设成本高昂,而且也反映在管理费用居高不下。为了避免上述问题,医药流通企业可以由制药企业、医药流通企业以及医药零售企业共同组建大型医药物流中心,而物流中心的工作人员可以由以上三方的人员共同组成,可以由医药流通企业的人员总体领导规划。这些物流中心主要包括对医药商品的在库管理、周转、分拣以及配送等作业。通过共同组建物流中心对药品进行整体的物流作业管理,不仅可以加快药品的流通速度,提高医药流通效率,更重要的是通过整合物流管理,可以降低医药物流成本。

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