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保泰利佳物业公司物资存储及管理程序

  深圳市保泰利佳物业管理有限公司
  物资存储及管理程序
  1.目的
  对物资的储存、保管、进、出库进行有效的控制。
  2.范围
  适用于公司各物业服务中心。
  3.职责  

责任部门/岗位 工作内容
人力行政部部 负责对公司各部门仓库管理工作的监督
财务管理部 协助审定调剂物资的价格
部门负责人 负责对本部门仓库管理工作的监督检查
部门员 负责按规定对仓库进行管理
部门出纳/行政管理人员 负责监督仓管员的与记账工作

  4.方法和过程控制
  4.1仓库管理要求
  4.1.1部门应编制《仓库管理规定》,并悬挂于仓库,内容包括:
  物资区域、种类划分;仓库的温度湿度要求;防霉、防潮、防火要求;物资出入库、领借用、盘点等管理;对待处理物资(报废物资、馈赠物资等)、危险品等管理办法。
  4.1.2各部门应根据物资的种类、用途等特点以及易挥发、易受潮物资的特性和仓库条件对仓库实行分区管理,如清洁物资、维修物资、清洁工具、维修工具、危险品、剩余物资、待处理物资、不合格物资等。
  4.1.3物资分类、区域划分等应做好标识,标识应统一、规范、清晰,并张贴在显眼位置。包装盒、包装箱上的标识应朝外。
  4.1.4对存放条件有特殊要求的物资,部门应根据其要求制定相应的措施,确保物资在存入期间不会因为存放条件不合格而导致变质、损环、失效等问题发生。
  4.1.5仓库至少配置两个2KG及以上规格的灭火器,确保消防安全。
  4.1.6对维修配件、消耗性工具等常用物资应确定最低库存量并制订清单,以保证服务及时性。
  4.1.7有毒物资须柜装、上锁并做好标识,非责任人未经许可不得动用。
  4.1.8存放有爆炸或挥发性危险品的物资仓库必须装防爆灯,确保安全。
  4.1.8除工作人员外,任何人未经允许不得进入仓库。

  4.2物资入库
  4.2.1 仓管员对检验合格的物资核实后填写《进仓单》(办公文具、资产、电脑配件及职能部门零星采购的物资除外),由相关人员签字确认后,按指定位置入库,出纳员凭《进仓单》、相关完整的采购记录及正式发票一同报销,入库的所有物资都必须及时登记入账。
  4.2.2 急用物资可直接使用,物资领用人须在发票背面签名并注明领用数量,事后由采购员携带发票到仓库填写《进仓单》入账。
  4.2.3已出库未使用必须返回仓库的可单独计价的物资,如:整卷线、整桶油漆、整盒铁钉等返仓物资,在返回仓库时,仓管员在《物资领(借)用单》中的备注栏中注明返仓的原因并签名确认,经仓管员验收入库后及时登记入账。

  4.3物资出库
  4.3.1物资的出库必须凭《物资领(借)用单》,项目清楚,手续齐全。
  4.3.2物资要按照“先进先出”的原则发放。对于不是一次性消耗的物资如油漆、电话线、铁钉、漂白水等,由最初使用人填写《物资领(借)用单》,由仓管员销账。剩余物资必须存放在剩余物资存放点,剩余物资未使用完前,不能开封新物资。
  4.3.3急用物资领用人员必须填写《物资领(借)用单》,对物资质量情况作检验记录,随后补办审批手续,由仓管员销账。
  4.3.4《物资领(借)用单》由物资使用人填写,相关业务负责人审批;部门负责人须对所有物资领用进行监督。
  4.3.5对所有需要归还的非消耗物资如工具、生活用具、办公用具等应按个人建立《员工物资领用清单》,如员工调动、离职时由仓管员负责验收入库。如有损坏或丢失仓管员应在《交接手续完善表》或《离职手续表》上注明并按相关规定予以赔偿。

  4.4物资盘点
  4.4.1仓管员每月底对库存物资进行盘点并填写《仓库物资盘点表》,报部门出纳审核、部门负责人审批。
  4.4.2部门出纳或行政管理员每季度至少一次与仓管员一起对仓库物资盘点,以确保盘点的有效性、准确性。
  4.5其它物资的管理
  4.5.1对于各类馈赠品、回收物品、边角料、开发商留下来的物资等,部门根据实际情况按物资类别入库,由仓管员单独建帐管理。
  4.5.2对不能及时处理或需报废的物资,应统一放置于待处理物资隔离区,由仓管员整理、汇总后每季度填制《待处理物资登记表》,按审批权限报批处理。
  对于单价1000元以下的物资,部门负责人根据待处理物资的情况可做出变卖、内部调剂、报废等处理。
  对单价1000元以上(含1000元)的物资报分管领导审批处理。

  4.6物资的调剂
  4.6.1对于需调剂的物资,报部门负责人审核后,以邮件形式发送财务管理部核实及价格审定后反馈至相关部门,由申报部门自行挂网。
  4.6.2各部门在采购物资前,须查阅公司物资供需网站,确无可调配的物资方可另行采购,否则财务管理部有权拒绝报销。
  5.7危险品的管理
  危险品管理按照《危险品管理办法》的有关要求实施。

  5.相关文件
  BTLJ7.5.5-Z01-01《危险品管理办法》
  6.记录
  BTLJ7.5.5-Z01-F1 《进仓单》
  BTLJ7.5.5-Z01-F2《物资领(借)用单》
  BTLJ7.5.5-Z01-F3《仓库物资盘点表》
  BTLJ7.5.5-Z01-F4《待处理物资登记表》
  BTLJ7.5.5-Z01-F5《员工物资领用清单》

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